Coordinateur administratif et comptable au Centre Tignous d'art contemporain et Service des arts plastiques F/H

Description de l'entreprise

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

MISSION 

-Suivi budgétaire et comptable du Service des arts plastiques et du CTAC 

-Référent  des logiciels métier Astre Gecco 

- Suivi du dossier  mur Pignon  

- Suivi des conventions de mise à disposition de la Galerie éphémère 

Cadre ressource pour le responsable de service dans l'organisation du service des arts plastiques ( FMAC : fonds municipal d'art contemporain, 1 % artistique ( culture / urba ) - recensement des demandes d'atelier/atelier-logements 

 ACTIVITES PRINCIPALES  Remarques et compléments 

Suivi comptable et budgétaire du CTAC et service des arts plastiques 

• Référent de la chaine comptable du Service des arts plastiques et du CTAC 
• Réceptionner, traiter, vérifier et classer des pièces comptables 
• Assurer le classement et l'archivage de documents 
• Assurer la relation avec les fournisseurs du service arts plastiques 
• Assurer la planification et le suivi de pièces comptables 

 Référent Utilisateur des logiciels métiers 

• Référent Astre Gecco   
• Référent pour les demandes E atal 
• Référent du logiciel Courriem  

Assiste le responsable de service 

• courriers, suivi RH du service, préparation des dossiers, standard téléphonique du centre d’art
• suivi des projets et des activités du service, activité de reporting (bilan d’activité, liste des avantages en nature et des subventions) gère l'information, le classement et l'archivage de documents… 

Référent des missions liées à l'activité du Service des arts plastiques 

Assurer en soutien du responsable de service : 

le suivi administratif du dossier Mur pignon : 

• Gérer interface graphiste – prestataire ATC – artiste pour  pose et dépose des bâches. Agent présent sur site le jour de l'installation de la bâche. 
• Elaboration des contrats et suivi comptable artiste- prestataire  
•  le suivi du FMAC fonds municipal d'art contemporain ( fonds de 300 oeuvres) : 
• suivi du mouvement des œuvres exposées dans les lieux municipaux ( Mairie, bureaux élus et directeurs, écoles, centres de santé etc... 
• Suivi administratif des acquisitions – enrichissement du fonds chaque année 
• Suivi du récolement / inventaire du fonds en soutien au responsable de service. 
• Suivi du volet adminstratifs des prêts éventuels 
• Suivi des relations avec le Service arts plastiques / direction de l'urbanisme (en soutien du responsable de service) – Axe en cours de développement. 
• - les demandes relatives au 1 % artistique : création de fonds de dossiers 
• - le recensement des demandes d'atelier / atelier-logements des artistes 
• Montage des dossiers commissions de régulations pour les temps forts organisés  

 ACTIVITES COMPLEMENTAIRES 

• Assure une mission polyvalente en complémentarité avec l'équipe du centre d'art composée d'agents et de vacataires: 
• Participe aux évènements importants organisés par le service ( vernissage d'expos, previews, rdv d'artistes, événements ponctuels organisés dans le cadre des expositions collectives) 
• Profil polyvalent souhaité 
• Aisance relationnelle 

 MOYENS 

• Matériel bureautique 
• Progiciels spécifiques, logiciels pack office 
• Un standard téléphonique 

CONDITIONS D’EXERCICE 

• Devoir de réserve 
• Disponibilité vis à vis de sa hiérarchie 
• Horaires et rythmes variables en fonction de l'affluence des publics et des horaires définis par la collectivité 
• Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité 
• Travail 4 à 6  samedi par an et travail en soirée lors des événements du centre d’art.

Profil recherché

Savoir faire 

• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers 
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques 
• Saisir des documents de formes et de contenus divers 
• Gérer et actualiser une base d'informations 
• Rechercher des informations, notamment réglementaires 
• Vérifier la validité des informations traitées 
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion 
• Rédiger des documents administratifs, (notes et délibérations) 

Savoirs 

• Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de note, CR, etc.) 
• Progiciels de gestion (GMA, Astre) , logiciels de bureautique :  très grande maîtrise de l’outil informatique requise 
• Procédures administratives 
• Communication orale et écrite : relation avec les associations et les services de la ville 
• Connaissance des associations souhaitée 
• Techniques de recherche documentaire 
• Notions de techniques d’encadrement souhaitées 
• Très grande rigueur , capacités d’initiative, sens de l’organisation 

Savoir-être

• Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier 
• Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser 
• Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse 
• Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et à la maîtrise des risques 

Réf: a00aae4d-ab84-4971-b76e-2ca55f7dd9d7