Gestionnaire assemblée et actes F/H

La ville de Montreuil

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

Service : juridique et assemblées
Grade : Adjoint administratif principal à rédacteur principal

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Assurer la préparation du conseil municipal
En amont de la séance : Organisation matérielle du Conseil municipal, relecture des délibérations, mise en forme des notes, préparation des ordres du jour et des convocations, préparation des dossiers et supports de séance
Le jour de la séance : participation au conseil, prise des votes, prise de notes

En aval de la séance : préparer les délibérations avant télétransmission en Préfecture, suivre les conventions signées
Rédiger la liste des délibérations et le procès verbal de séance

Assurer le traitement des actes administratifs de la collectivité
Réception, traitement, rédaction, relecture et correction voire remaniement, analyse juridique des actes administratifs de la collectivité
Télétransmission des actes en Préfecture
Archivage informatique et physique des actes
Tenue des recueils et des sommaires des actes
Publication des actes sur Opendata et sur le site Internet de la ville

Publication de contenus dans l'intranet
Transmission et communication des actes aux tiers
Administrer le logiciel métier AirsDelib
Gérer les droits, les modèles, le workflow et la validation des documents
Faire l'interface avec la DSI et l'éditeur du logiciel
Assurer l'ouverture, la gestion et l'archivage des séances

Formation
Dispenser des formations aux services pour mieux appréhender le fonctionnement du logiciel Airsdelib

Soutien et information aux services, à la direction générale et aux élus. Correspondant auprès de la préfecture
Renseignements physiques et téléphoniques
Formulations de relances sur les délais
Demandes de précisions sur les actes
Interlocuteur de la préfecture, du cabinet du maire et de la direction générale

Gérer le budget du service
Réaliser les opérations comptables pour la gestion du budget du service (formation des élus, déplacements, cotisation associations...)

OPEN DATA
Mise en ligne et anonymisation des délibérations sur le site de la ville

Syndicats professionnels
Enregistrer les création, modification et dissolution de syndicats professionnels et procéder à l'édition et l'envoi des récépissés et courriers liés

ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES
Participer à l'évolution et la modernisation du service (développement de procédures et d'outils).
Organiser le bureau municipal, les commissions, et tout organe émanant du Conseil municipal (si rétabli)

ACTIVITÉS / COMPÉTENCES DETAILLEES
SAVOIR FAIRE
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, saisir des documents de formes et de contenus divers en s’adaptant à l'interlocuteur

Rédiger des documents administratifs, créer des outils de suivi
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques, les appels téléphoniques

Vérifier la validité des informations traitées
Gérer et actualiser une base d'informations

Rechercher des informations, notamment réglementaires
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion appliqués au métier et à la collectivité
Aptitude relationnelle

MOYENS
Matériel bureautique et de téléphonie
Progiciels spécifiques, logiciels pack office

CONDITIONS D’EXERCICE
Horaires et rythmes variables en fonction de l’activité du service (pics d'activité liés aux assemblées)
Présence tardive les soirs de conseil municipal

Intérim du responsable en cas d’absence
Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité

HABILITATIONS
Télé-transmission des actes – certificat électronique

Profil recherché

SAVOIRS 
Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de note, etc.)

Progiciels de gestion métier et de la collectivité
Procédures de service et procédures administratives

Logiciels de bureautique
Vocabulaire professionnel du service

Techniques de recherche documentaire
Techniques de communication orale et écrite

SAVOIR-ÊTRE
Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier, discrétion, réserve et confidentialité

Rigueur et sens de l'organisation
Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser

Être en relation avec les élus, les services et les partenaires extérieurs : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse Être en relation avec sa hiérarchie : disponibilité, rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et à la maîtrise des risques

Réf: d86b6b1f-fa34-4160-8a10-e814fa998329