Secrétaire F/H

Secrétaire médicale

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France .Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine , Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine  mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics .

Description du poste

Filière : administrative

Grade : adjoint administratif

Direction : Santé Service :  SCHS

MISSION PRINCIPALE : assure l’ensemble des tâches administratives, secrétariat principalement, du service

ACTIVITÉS PRINCIPALES

1 Assurer le secrétariat du SCHS, notamment courrier, courriers signalés, téléphone, absences du personnel, relecture orthographique des documents rédigés par les agents du service, alimentation du logiciel esabora, envoi au contrôle de légalité des actes, affichage des résultats des analyses d’eau potable, impression des signalements pour la réunion de service. Faciliter la circulation de l’information et mettre à jour les différents supports.

2 Suivre les demandes d'affichage des arrêtés et certificats d'affichage Transmettre les arrêtés aux destinataires visés dans l’arrêté : CAF, Préfecture, DRIHL...

3 Consulter régulièrement SESAM, orienter et transmettre les demandes, enregistrer les réponses et clôturer les demandes 10 %

4 Recevoir les demandes, éditer, remplir et transmettre les certificats d’hygiène et de non péril, en lien avec le service permis de construire (environ 1200 par an)

5 Participer à l’organisation du service :

• tenue des tableaux de bord, alimentation du logiciel métier 
• participation aux réunions de service et à toutes autres réunions liées à l’activité du service et à toute autre activité répondant aux compétences attendues à un poste de secrétaire, à la demande de son responsable de pôle ou du responsable du SCHS.

Relations internes et externes hors direction d’appartenance :

Services ville : Courrier, Administration générale, Urbanisme, Ressources Humaines...

Services exterieurs : ARS, Préfecture...

Spécificités du poste  :  beaucoup d'informations à intégrer et de procédures à apprendre, propres à ce type particulier de service

Profil recherché

COMPÉTENCES POUR TENIR LE POSTE :

Savoir/savoir-faire (connaissances et/ou diplômes, capacités et/ou expériences)

• Utiliser les outils bureautiques (tableur, traitement de texte, logiciel métier type Esabora...)
• Rédiger des courriers, compte-rendus, notes...
• Connaissance de l’environnement territorial
• Prioriser et transmettre l’information
• Travailler en équipe et en transversalité

Savoir-être (qualités personnelles) 

• Rigueur, sens de l’organisation
• Qualité d’écoute
• Sensibilité au travail social
• Communiquer

Réf: 5155ac34-62b4-4e69-95af-5a4101d0ff2f