Collaborateur de la directrice générale des services F/H

La ville de Montreuil

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

Direction : Direction générale
Filière : Administrative
Catégorie : A
Cadre d 'emploi : Attaché
Régime indemnitaire : 3

Placé.e sous la responsabilité de la directrice générale des services, le/la collaborateur/collaboratrice assure, en lien avec les membres de la direction générale et du CODIR, un rôle de préparation, de coordination, d'appui pour assurer le bon fonctionnement des instances internes et municipales et fluidifier le circuit décisionnel de la collectivité.

Cette mission se décline principalement ainsi :
- Appuyer la DGS dans la préparation, la coordination, le pilotage et le suivi des instances municipales régulières (bureau municipal et majorité municipale) et ponctuelles (séminaire de majorité, rencontres institutionnelles diverses…).
- Coordonner la préparation et le suivi de la réunion hebdomadaire de direction générale : proposer et diffuser un ordre du jour, demander et rassembler les documents nécessaires (en lien avec les DGA et les directeurs), prévenir et briefer les intervenants, participer à la réunion et rédiger les comptes-rendus.
- Actualiser et alimenter le système de suivi de la décision (à partir du compte-rendu des différentes instances), afin que les décisions prises soient suivis d'effets dans les délais impartis.
- Appuyer la DGS dans la préparation du comité de direction bimensuel : proposer et diffuser l'ordre du jour, préparer le support de présentation des informations générales, rassembler et mettre à disposition les documents pour les directeurs.
- Participer à l'équipe-projet pour la préparation et l'animation des instances managériales (collectif des cadres de direction et collectif des cadres élargi).
- Veiller à la bonne tenue, la mise à jour et l'archivage de tous les dossiers sur le serveur de la direction générale, préparer le passage aux nouveaux outils collaboratifs et au système électronique d'archivage.
- Coordonner le collectif des assistantes de direction générale : assurer la circulation de l'information (notamment suite à la réunion de DG), veiller à la continuité des missions (organisation dans les périodes de congés).
- Gérer la ligne budgétaire de la direction générale : préparer le budget, émettre les bons de commande, suivre les relations avec les prestataires.

Environnement de travail
- Horaires fixes.
- Déplacements très ponctuels (préparation de réunions ou collectifs décentralisés).
- Possibilité de télétravail : 1 jour par semaine.

Profil recherché

Vous détenez un diplôme d’études supérieures, profil généraliste ou juriste apprécié.
Vous justifiez d'au moins une première expérience de cadre au sein d'une collectivité territoriale, ce qui vous permet de maîtriser son organisation (compétences et domaines d'intervention, instances, gestion budgétaire, ressources humaines, actes…).
Vous faites preuve de rigueur et de méthodes dans la conduite des tâches à mener (procédures, planification, tableaux de bords et suivi des dossiers).
Vous êtes reconnu.e. pour votre aisance rédactionnelle (rédaction de notes, de procédures, de comptes-rendus) et vos qualités relationnelles.
Vous savez être force de proposition tout en étant discrèt.e et diplomate au regard des enjeux des dossiers suivis.

Avantages collectifs de la Ville
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle.
Participation aux frais de complémentaires santé labellisées et prévoyance.
Participation aux frais de repas (Tickets restaurants et restaurant d'entreprise).
Compte-Épargne Temps.
Comité d’œuvres sociales.
Prime vélo.

Réf: 35b997fc-5612-48d7-a525-b91c7de2905a